Non organisation?

Le 10 mars 2023, j’ai eu la chance de participer à l’Agile Games Hauts de France. Cet événement, inspiré de l’Agile Games France, se déroulait sur une journée et a permis de regrouper des serious gamers de la métropole Lilloise autour du thème du serious gaming.

Comme c’est le cas pour l’Agile Games France, cet événement était non organisé. Mais quelles sont les implications de la création d’un événement non organisé? Et d’ailleurs, qu’entend-t-on par non organisé?

Un événement non organisé, dans la communauté agile, est un événement qui n’a pas d’agenda, qui n’a pas de leader (ou de responsable), mais qui existe tout de même. Il faut donc que quelqu’un se charge de trouver un lieu, une date ainsi que de quoi nourrir les participants (la plupart du temps). Dans notre cas, nous avons également eu à gérer la billetterie.

Ensuite, les participants ont rendez-vous à l’adresse indiquée, au jour et à l’heure convenue et ils s’animent eux même…

Ça demande quand même de l’orga ?

Oui, on ne va pas se le cacher, ça demande de l’organisation… enfin, ça demande de la logistique pour être précis. Dans notre cas, j’ai pris en charge, pour Nord Agile, cette partie logistique. Ce ne sera pas tout le temps le cas, car notre objectif c’est que n’importe quel participant puisse proposer un lieu, un traiteur et une date, mais dans les faits, et dans le légal, il faut une structure porteuse de l’événement qui s’occupe également des aspects financiers (et éventuellement d’une partie de la communication).

A l’origine, nous voulions organiser cet événement sur la fin d’année 2022… malheureusement, les dieux des partenariats n’ont pas été avec nous et après plusieurs mois d’incertitudes, j’ai fini par lancer un appel sur les réseaux sociaux professionnels pour trouver un lieu qui puisse nous accueillir. Nous avons validé une date, nous avons validé une prestation de traiteur, et il nous a fallu lancer la billetterie…

Nous avons fait carton plein au niveau des inscriptions, non sans un gros renfort de communication car le début d’année 2023 était tellement riche en événements ludopédogiques et serious gaming que les éventuels participants étaient noyés dans les sollicitations.

Le jour J, les seuls aspects logistiques résidaient dans le ravitaillement en café, la réception des repas du midi et le petit discours d’accueil des participants (pour expliquer le principe de non organisation).

Les attentes des participants.

Dans ce genre d’événement, il faut faire attention aux attentes des participants. Tout particulièrement, il faut communiquer dés le début sur le fait que l’événement se fait par et pour les participants, qu’il n’y a pas de leader et qu’il n’y a pas d’agenda précis.

Malgré cela, il y a toujours des personnes qui cherchent à voir dans les responsables de la logistique, des guides de l’événement. Pour une première édition, on peut éventuellement montrer la voie, mais il est important de répéter, à tout moment et pour chaque sollicitation, qu’il n’y a pas de leader et que la personne qui te pose une question est tout aussi à même d’apporter une réponse que l’interrogé 😉

Au final, j’ai plus animé que ce que j’aurais voulu.

C’est souvent mon problème, l’événement a beau être non organisé, je n’arrive pas, la plupart du temps, à être spectateur ou animé… j’ai souvent l’envie de présenter ou d’animer des ateliers et il ne faut généralement pas beaucoup me pousser.

Pour cette première édition, plusieurs participants étaient novices dans le serious gaming et/ou dans la non organisation et j’ai donc animé plusieurs ateliers… plus que ce que j’avais imaginé au départ.

Je suis ressorti de cette expérience avec la satisfaction d’un événement qui fonctionne et la promesse (et la volonté) des participants de se lancer dans une version récurrente à partir d’octobre, mais sans avoir réellement acquis de nouveaux ateliers pour moi-même. Promis, je ferrais mieux la prochaine fois!

Non organisation ou auto organisation ?

En préparant cet article, je me suis posé la question de la différence entre la non organisation et l’auto organisation chère à nos amis agilistes.

Dans le non cadre de la non organisation, il faut tout de même quelqu’un qui mette à disposition des participants les moyens (logistiques notamment) de s’animer. C’est la même chose en auto organisation.

L’auto organisation fait souvent appel à un servant leader, quelqu’un qui va accompagner l’équipe dans l’atteinte de ses objectifs, en lien avec la vision proposée par le produit ou par les demandeurs. Dans le non cadre de la non organisation, il n’y a pas de leader, il n’y a que des participants et certains logisticiens…

La non organisation s’articule autour d’une volonté de se rassembler, de partager une expérience en lien avec un thème précis. L’auto organisation, quant à elle, permet aux acteurs de s’assigner eux-même des tâches ou d’avancer vers des étapes dans le but de concourir à la vision (souvent matérialisée par un backlog).

Nous avons l’habitude de dire, dans les événements non organisés, que « Ce qui se passe durant l’événement est ce qui devait se passer », là où, dans le cadre d’une auto organisation, il peut y avoir un échec ou une réussite vis à vis de l’atteinte de l’objectif.

Pour simplifier, l’auto organisation se doit de répondre à une vision quand une non organisation répond à une volonté.

J’espère pouvoir ne pas non organiser la prochaine édition (quitte à m’occuper tout de même de la billetterie pour Nord Agile), et pouvoir également être non animateur, mais cela est sans doute trop me demander pour un thème qui me tient particulièrement hacoeur ;).