Retour d’expérience d’un organisateur de l’Agi’Lille 2021

Depuis plusieurs années je suis engagé dans l’association NordAgile, si vous me suivez depuis quelque temps vous le savez sans doute.

Le 18 juin dernier vers 19h, nous avons conclu notre édition 2021 de l’événement phare pour notre association: l’Agi’Lille.

Grande nouveauté cette année, dans ce contexte COVID, ce rassemblement s’est déroulé 100% en ligne.

Alors certe, la plupart des facilitateurs de la journée, bénévoles de Nord Agile en charge du bon fonctionnement de l’événement, se sont retrouvés chez WeLoveDevs, mais tous les participants (spectateurs) étaient eux, à distance, dans leur canapé (ou leur lit, ou à leur bureau, je ne juge pas :D).

Je voudrais dans ce post revenir sur cette organisation afin de vous donner un aperçu de notre manière de fonctionner ainsi que de l’énergie que ce genre d’événement en ligne demande.

Organisation générale

Comme pour une édition physique de notre événement, nous avons organisé les différents travaux en pôles: Le sponsoring et le budget, la communication, le programme, la logistique.

Image par Gerd Altmann de Pixabay 

Chaque pôle est généralement “ServantLeadé” par un membre actif de l’association, voire même par un membre du bureau de Nord Agile. C’est important car, je ne l’ai pas encore mentionné, mais les bénévoles de l’événement ne sont pas forcément tous des membres de l’association. Notre fonctionnement permet à n’importe qui de s’impliquer dans l’organisation de l’événement, la seule chose que nous devons assurer c’est la cohérence entre les pôles ainsi que la validité des engagements au niveau dépense…

Comme chaque événement depuis quelques années, les pôles ont principalement opté pour un fonctionnement en format meetup… qu’entend-on par là? C’est simple: les réunions de lancement, de synchro… sont principalement mises en ligne sur le site Meetup de NordAgile afin que la communauté puisse participer, même si seulement lors de cette réunion.

C’est ainsi que nous avons travaillé sur la mise en place de la charte de sponsoring, sur le choix des conférences et ateliers pour la programmation, pour la validation de l’outil WorkAdventure pour la tenue de l’événement…

Chaque pôle prend donc en charge de manière autonome (c’est inhabituel pour des agilistes n’est-ce pas ;)) leurs charges et responsabilités et des points réguliers entre les représentants des différents pôles ont lieu.

En plus de ces réunions (à distance cette année), nous utilisons Slack pour nos échanges. Chaque pôle a son canal, et nous pouvons ainsi dialoguer en continu sur l’avancement des sujets.

Comme chaque année, je me suis investi dans le pôle logistique.

A année exceptionnelle, logistique exceptionnelle

Image par Anemone123 de Pixabay 

Notre première priorité en cette période particulière a été d’organiser un événement sécurisant pour les participants tout comme pour les organisateurs.

La situation sanitaire nous a imposé de prendre rapidement, en tout début d’année, la décision d’un événement entièrement à distance. Du fait, nous avons dû faire face à des problématiques qui nous étaient inconnues.

Bien sûr, d’autres événements se sont organisés à distance depuis le début de la pandémie, mais c’était une première pour les bénévoles de l’association.

Au niveau du pôle logistique, nous avons été particulièrement impactés par cette décision. En effet, loin de nous les réservations de lieux, de foodtrucks, de prestataires (photo, bar…) et bonjour la recherche de solutions virtuelles pour organiser notre événement.

La map de l’événement

Lors d’un meetup de définition de cette organisation, et suite à une enquête auprès de nos participants, nous devions mettre l’accent sur le réseautage entre participants.

Nous avons alors opté pour la solution WorkAdventure. Au départ nous avions envisagé de nous débrouiller seuls avec la version open source de l’outil, mais nous avons rapidement décidé de faire appel aux services de l’équipe WorkAdventure sur le sujet.

Nous nous sommes donc retrouvé à travailler sur des aspects très techniques (IT) et PO (pour la gestion de nos besoins auprès des fournisseurs). Le retour à un événement physique risque de nous faire drôle 😉

Un engagement compliqué et des sueurs froides

Chaque année nous voyons un afflux de bénévoles lors des réunions de lancement et le nombre de personnes impliquées diminue au fur et à mesure que nous avançons vers l’événement, avec un regain aux abords de la date fatidique…

Cette année la diminution m’a semblée encore plus marquée… et je ne peux pas en vouloir aux bénévoles… nous sommes tous fatigués de ces journées en visio-conférence et la perspective de se reconnecter après 18h pour travailler sur un événement bénévolement n’est clairement pas reluisante.

Moi même j’ai eu des périodes de lassitude dans l’organisation et heureusement que les membres du bureaux se sont serrés les coudes sur le sujet mais également merci aux autres membres du pôle logistique de ne pas avoir lâché l’affaire 😀

Il n’empêche, que comme d’habitude, les quelques jours avant l’événement ont été chargés en cortisol… Je me revois encore à 18h30, le soir précédent l’Agi’Lille, me dire: nous ne sommes pas prêts… Alors certes, nous avons l’habitude de ce sentiment pré-événement, avec l’absence de nouvelles des foodtrucks, les retards de livraison de matériel… mais c’était aussi la première fois pour nous avec ces solutions à distance et la montagne semblait encore haute à gravir…

Je vous rassure, à 19h15 nous avions levé la plupart des obstacles et la route apparaissait soudainement dégagée devant nous.

Un événement à la hauteur de l’engagement de l’association

Image par Gerd Altmann de Pixabay

Le chemin a semblé chaotique… La fatigue et l’usure mentale étaient réelles (d’autant plus dans cette période particulière). Mais le sentiment d’accomplissement, l’esprit d’équipe, les sourires des bénévoles durant l’événement, les retours des participants… sont les souvenirs qui perdureront le plus longtemps.

Nous avons réussi! L’événement a répondu à nos attentes mais aussi, et surtout, à celles des participants. Nous avons également pu redistribuer le surplus d’argent perçu à des associations caritatives lilloises et nous sommes convaincus de notre utilité en tant qu’association. 

Nous avons accueilli jusqu’à presque 300 participants en simultané. La technique a tenu le coup. Les retours sur les conférences sont très bons et nous avons eu de très bon échos sur le programme de la journée ainsi que sur l’expérience utilisateur.

Un apprentissage à chaque événement

Comme chaque année, participer à l’organisation de cet événement a été fort en enseignements pour l’association mais aussi en individuel.

Image par ds_30 de Pixabay 

En effet, en tant qu’association nous savons que ce genre de challenge est à notre portée. Nous tiendrons bientôt notre rétrospective de l’événement et tirerons les enseignements d’amélioration continue en conséquence mais je pense pouvoir dire que nous sommes re-boosté pour nos plus petits événements dès la rentrée.

Personnellement, j’ai appris à faire encore plus confiance à l’auto-organisation. Par rapport aux années précédentes, j’avais peu de maîtrise sur la logistique… en effet, je commençais à être rodé aux discussions avec les prestataires physique mais cette année nous avons dû faire face à des défis techniques sur lesquels je n’avais personnellement aucune prise et heureusement que les autres membres du pôle logistique ont pris le lead sur ces sujets.

De fait, ne voulant pas mettre de pression inutile, ni tomber dans le command&control, j’ai du lacher prise 😀

Je sais maintenant qu’organiser un événement à distance est faisable. J’ai de l’expérience sur une solution technique et j’en connais les limites actuelles… à quand le prochain événement??? On va laisser passer l’été 😉

Un commentaire

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