La prise de note en atelier

Il m’arrive souvent d’animer des ateliers avec les équipes que j’accompagne mais aussi pour des clients en prestation dédiée. Il n’est pas toujours évident de savoir à l’avance quel sera le livrable à la fin de l’atelier. Parfois, la seule chose qui importe c’est que les gens se rencontrent et discutent ou travaillent ensemble, mais souvent le commanditaire attend de l’atelier à ce qu’il y ait quelque chose de concret en sortie. Et c’est tout à fait normal, vu qu’il dépense de son budget pour cela.

Ceux qui me connaissent un peu savent que je ne suis pas très bon en prise de notes. Une des premières raisons étant que je suis souvent tellement pris par l’animation que je ne peux me pencher sur un cahier ou un ordinateur pour m’assurer que je capture ce qui se passe. Voici cependant quelques exemples de ce que j’arrive à mettre en place.

Préparer en amont.

Lorsqu’on sait, dés le départ, ce qui est attendu de l’atelier (par le commanditaire), c’est nettement il est alors souvent aisé de préparer le livrable (enfin, son template), à l’avance. J’avoue que c’est souvent difficile pour moi de m’assurer que ce que je prévois pour l’atelier sera la réalité (j’essaye de m’adapter aux participants le plus possible), mais cela m’arrive de me dire: nous sommes attendus sur un format donné et vu le sujet, mon plan semble solide. Je peux donc alors, dans la préparation de l’atelier, passer un peu de temps à préparer le rendu final. Cela me permet notamment de proposer éventuellement des travaux directement sur ordinateur durant l’atelier afin de me faciliter la compilation des productions.

J’ai en tête l’exemple d’un atelier que nous avions préparé tellement à l’avance et pour lequel nous voulions que les participants soient eux aussi préparés (car l’important dans l’atelier était les discussions qui en découlaient), que le document de préparation envoyé aux participants était déjà au format du livrable attendu. Je n’ai donc eu qu’à compiler les productions en amont de l’animation et mettre à jour le document avec certaines décisions et autres résultats de discussion.

Produire au format livrable.

C’est le format que je préfère, et j’essaye de l’appliquer autant que possible. Lors de la préparation de l’atelier, et lorsque le commanditaire est OK avec ce point, je prévois des animations qui permettent de créer une affiche, un tableau, des diagrammes… qui soient directement utilisables par l’équipe et/ou le commanditaire au sortir de l’atelier.

Les agilistes connaissent sans doute certains ateliers comme la “Product Box”, l'”ishikawa”… mais il n’est pas nécessaire d’utiliser un atelier existant pour réussir ce genre de production.

Dans ce cas, en plus de mon rôle d’animateur durant l’atelier, il faut que je veille à ce que le rendu parle aussi aux personnes qui n’auront pas participé à l’atelier. Lorsque je peu je participe avec mes faibles connaissances de sketchnoting. Ce n’est pas l’exercice le plus simple, mais c’est souvent celui qui permet aux participants de s’approprier le plus rapidement ce qu’ils ont produits.

Produire le livrable après.

Lorsque je ne peux pas proposer un atelier dont sorte automatiquement le livrable attendu, ou lorsqu’au final la production ne semble pas utilisable en dehors du groupe de travail, il faut souvent prendre le temps à postériori de compiler les travaux.

Dans ce cas, je fais attention à me garder du temps dans l’agenda (ce qui n’est pas toujours facile) dans les jours qui suivent pour créer un document électronique utilisable. J’essaye au maximum d’y inclure photos et schémas produits directement par les participants. Le plus dur dans l’histoire c’est de rester vraiment impartial dans le rendu.

Se faire accompagner.

J’ai parfois la chance de pouvoir me faire accompagner par un ou des collègues sur les ateliers. Dans ce cas, il est souvent plus facile de dédier une personne à la prise de notes et à la création de rendus. J’aimerais pouvoir me faire accompagner d’un sketchnoteur aguerri à chaque fois mais les budgets et agendas ne le permettent que rarement.

Faire produire par le groupe, même à posteriori.

On pourrait dire que c’est le meilleur moyen pour les participants de s’approprier l’atelier. Et je suis assez d’accord sur ce point. Cependant c’est souvent compliqué à mettre en place.

J’ai pu remarqué que c’est plus facile lorsque l’atelier est co-construit avec un ou plusieurs des participants (et pas uniquement avec le commanditaire). C’est assez rare pour une première intervention auprès d’un groupe (ou équipe) mais lorsqu’il s’agit d’un accompagnement sur la durée on arrive à trouver un équilibre.

Comme vu en introduction, il y a souvent 2 points de vues sur un atelier: il faut produire et il faut s’activer ensemble. Les 2 ne sont pas incompatibles mais si l’un est prédominant il se peut que du fait l’attendu au sortir de l’atelier ne soit pas le même. Dans tous les cas, il faut faire attention à manager les attentes à la fois du commanditaire et des participants et donc, s’assurer, dés le départ, que nous sommes tous d’accord concernant la nature de ce qui sera produit dans l’atelier. (Transparence et Engagement!)

Leave a Reply