Une année de GAG et déjà plein de choses apprises

En septembre 2018, avec Nextoo, nous nous sommes lancés dans l’aventure GAG. J’ai décrit ce que le Groupe d’Agilisation et de Gamification tente d’accomplir ici. Mais en cette fin d’année, je voudrais exposer un peu l’expérience acquise dans le domaine de la gestion de ce groupe.

A l’origine, nous avions décidé de nous lancer avec des personnes identifiées par nos soins (enfin, surtout par le management Nextoo) et auprès desquelles nous avions validé l’envie de travailler dans ce groupe.

Nous devions donc réunir le groupe tous les mois pour une session de travail d’une journée complète. Nous avions, en fin d’année 2018, mis en place une roadmap (agile, donc nullement gravée dans le marbre), reprenant les étapes importantes que nous envisagions pour le GAG sur 2019. Le but était d’avancer sur cette roadmap et de faire des points d’avancement lors de nos sessions mensuelles.

Alors, comment c’est passée notre année? Comment fonctionnons nous maintenant?

La première chose à dire est que le mode de fonctionnement change radicalement en cette nouvelle saison. Nous pensions que nous arriverions à faire avancer les sujets en dehors des points mensuels et que nous pourrions nous contenter de faire avancer à chaque rencontre uniquement les points qui demandaient plusieurs personnes. Mais ca ne s’est pas passé comme ca. En effet, tous les membres du GAG sont actuellement en mission, et l’engagement sur celles-ci est clairement un frein à la production “GAG” en dehors des moments dédiés.

De plus, nous n’avons pas réussi à tenir le rythme d’une rencontre tous les mois. Les aléas des agendas et des disponibilités nous ayant contraint à faire au maximum une rencontre tous les 2 mois (rencontres que nous planifions d’une fois à l’autre).

Donc le rythme de travail n’aidait pas non plus. En ayant un rappel tous les mois des sujets que nous devions faire avancer individuellement, peut-être aurions nous tenu nos productions (et encore, j’en doute), mais toujours est-il que le résultat est là.

En plus, la composition de l’équipe a changé au cours de l’année. Entre les personnes qui finalement ne pouvaient (ou voulaient) plus s’engager dans le groupe et ceux qui ont décidé de suivre d’autres aventures professionnelles, nous avons donc subit un turn over que nous n’avions pas envisagé.

Bon, tout ca c’est un peu noir comme tableau, mais il y a quand même du beau dans ce qui s’est passé: nous avons appris, le groupe a changé et les membres actuels sont des membres engagés et notre fonctionnement semble plus productif.

Donc, voici où nous en sommes à l’horizon 2020:

Nous ne nous réunissons plus en comité complet pour faire nos productions: En effet, le temps pris à re-synchronisé tout le monde au lancement de chaque réunion bi-mensuelle, bien que nécessaire, mettait à mal notre capacité de production sur ces journées et créait un sentiment de non accomplissement au sein de l’équipe. J’ai la chance de pouvoir consacrer régulièrement du temps sur la production du GAG, donc, toutes les cinq semaines, je dédie une semaine au GAG et je fait un appel à disponibilité des membres. Nous utilisons ces moments pour produire en fonction de nos priorités.

Une roadmap établie en collaboration: Lors du lancement de la saison 2, il a fallu que nous choisissions les sujets sur lesquels nous allons avancer cette année. Afin de générer un maximum d’engagement, nous avons profité d’une de ces journées de travail avec 2 autres membres du GAG pour lister tous les sujets sur lesquels nous voulions, devions, avancer. Une fois les sujets identifiés, nous avons alors travaillé les sujet selon 3 prismes.

Premier prisme: l’envie des membres. En utilisant l’atelier Buy your feature, nous avons chacun pris une somme d’argent (en billets de Monopoly), que nous devions répartir sur les différents sujets. Cet argent représentait l’investissement (envie) que chacun était prêt à mettre sur le sujet.

Second prisme: le gain attendu. En utilisant des tailles de T-shirt, nous avons ensuite évalué chacun des sujets en fonction de ce qu’ils apportent aux membres, au GAG, à Nextoo (et pas forcément dans cet ordre). Puis, à chaque taille nous avons alloué une valeur tiré de la suite de Fibonacci des planning poker.

Troisième prisme: le travail restant. Toujours avec les tailles de T-shirt, nous avons évalué le travail restant à faire pour produire un premier MVP sur chacun des sujets.

Nous avons ensuite pu présenter le résultat à notre président, afin qu’il puisse donner son avis et entrer, à postériori, dans les votes. Il ne nous reste maintenant qu’à présenter ce sujet aux autres membres du groupe, et c’est là qu’intervient le dernier changement de fonctionnement de cette seconde saison.

Des points de Synchro réguliers: en lieu et place des rendez-vous mensuels. Produire, c’est bien, mais garder tout le groupe dans la boucle c’est limite plus important. Donc, afin de voir régulièrement où nous en sommes et ce que nous avons produits, nous allons garder des rendez-vous réguliers. Ils ne se dérouleront plus sur une journée mais sans doute plus facilement sur un midi rallongé, une demi journée dédiée ou un after work.

Une fois tout ca décrit, il ne nous reste plus qu’à avancer et prouver que ca échoue ou que ca fonctionne… la suite à la prochaine saison?

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